İş akışı otomasyonu: Nedir, neden önemlidir ve nasıl kullanabilirsiniz?

Hayatımızı kolaylaştırmak için yazılım kullanırız; yazılımın işimizi daha hızlı yapmamıza yardımcı olması gerekir . Ancak bu araçlar, tıpkı onları kullanan işletmeler ve insanlar gibi, kendi tuhaflıklarıyla birlikte gelir. Belirli bir uygulamayı kullandığınız için verimsizlikler sihirli bir şekilde ortadan kalkmaz.

İnsanlar genellikle, biraz insan müdahalesiyle yazılımları işleri için çalıştırmaya çalışırlar - genellikle manuel veri girişi şeklinde. Ancak iş akışı otomasyonuyla buna gerek kalmaz.

İş akışı otomasyonu, kullandığınız uygulamalar içindeki bir dizi görevi düzene koyma ve otomatikleştirme eylemidir. Kullandığınız araçlara uyacak süreçler oluşturmak yerine, iş akışı otomasyonu, işletmenizi göz önünde bulundurarak süreçler geliştirmenize olanak tanır . En iyi yanı: Hepsi otomatiktir.

İş akışı otomasyonu nedir?

İş akışı otomasyonu, kullandığınız yazılımda bir dizi tekrarlanabilir görevi düzene koyma ve otomatikleştirme sürecidir. E-postaları yapılacaklar listenize kaydetmek gibi tek seferlik görevlerin ötesine geçer.

Kafanız mı karıştı? İş akışı otomasyonunu daha iyi açıklamak için otomasyonun ne olduğunu ve iş akışının ne olduğunu açıklamamız gerekiyor.

Otomasyon nedir?

Otomasyon, bir şeyi otomatik olarak çalışacak şekilde ayarlamaktır. Herhangi bir otomasyonun özü basit bir komuta dayanır: WHEN ve DO. "Bu olduğunda, şunu yap." En karmaşık otomasyon bile bu basit komuta bölünebilir.

İş akışı nedir?

İş akışı, bir işlemi gerçekleştirmek için bir uygulama veya uygulamalar içinde tekrarlanabilir bir adım kümesidir. Ama bekleyin: iş akışı ve işlem aynı şey değil midir?

Bir süreci, yapmanız gereken "ne" olarak düşünün. Örneğin, işletmeniz bir anlaşma veya teklif kazanıldığında müşterilere nasıl fatura keseceğinize dair bir sürece sahip olabilir. Bir fatura oluşturmanız, bunu müşteriye göndermeniz ve işe başlamadan önce imzalatıp ödemesini yaptırmanız gerekir.

Bu işlemi gerçekleştirmek için bir iş akışınız var. İş akışını, bunu "nasıl" yapacağınız olarak düşünün; işlemi çalıştırmak için atmanız gereken belirli adımlar. Örneğin, faturayı QuickBooks'ta oluşturmanız, DocuSign'a yüklemeniz, imza için müşteriye e-postayla göndermeniz ve ardından ödemeyi toplamak için Stripe aracılığıyla bir takip e-postası göndermeniz gerekir.

İş akışı otomasyonu örnekleri

İş akışı otomasyonu, faturaları yönetme, potansiyel müşterileri toplama, pazarlama e-postaları gönderme ve daha fazlası gibi  işinizin devam etmesini sağlayan süreçler için kendi kendine çalışan iş akışları oluşturmanıza olanak tanır .

Otomatikleştirebileceğiniz şeylere örnekler:

• Sosyal medya kanalları ve web siteleri genelinde markanızdan bahsedilmesini tek bir elektronik tabloda takip edin.
• Nitelikli bir müşteri adayıyla iletişime geçerek bir danışmanlık görüşmesi planlayın.
• E-posta bülteni listesinden geri dönen aboneleri kaldırma.
• Bir projede tamamlanan görevlerin haftalık raporlarının oluşturulması.
• Müşterileri bir ürünü satın aldıktan sonra yorum bırakmaya davet etmek.
• Bir anlaşmanın imzalanması ve kazanılmasının ardından fatura imzalarının toplanması.

Bunlar , birden fazla adımı ve çoğunlukla birden fazla ekibi içeren  kritik iş süreçlerine dair sadece birkaç örnektir .

Neden iş akışı otomasyonuna yatırım yapmalısınız?

İşletmeniz için herhangi bir süreç kurmak zaten çok fazla iştir. Bu sistemleri kendi başlarına çalışacak şekilde kurma fikri korkutucu gelebilir çünkü kontrol sahibi olmayı severiz.

Ancak iş akışı otomasyonuna yatırım yapmanın önemli faydaları vardır:

1. İş akışı otomasyonu zamandan tasarruf etmenize yardımcı olur. Küçük ve orta ölçekli işletmelerde çalışan bilgi çalışanlarının yüzde 66'sı, iş yerinde otomasyonun daha yaratıcı görev ve projelere odaklanmalarını sağladığını söylüyor .
2. İş akışı otomasyonu veri hatalarını azaltır. Zapier kullanıcılarının %38'i veri girişini otomatikleştiriyor. Ankete katılan bilgi çalışanlarının %34'ü veri girişini otomatikleştirmenin hatayı azalttığını söylüyor.
3. İş akışı otomasyonu, işletmelerin ölçeklenmesini sağlar. Küçük işletme sahiplerinin %88'i otomasyonun daha büyük rakiplerle rekabet etmelerini sağladığını söylüyor . İş akışı otomasyonu, daha hızlı hareket etmelerine, potansiyel müşterileri daha hızlı kapatmalarına, yoğun işlere daha az zaman harcamalarına, hataları azaltmalarına ve daha iyi müşteri hizmeti sunmalarına yardımcı olur.

İş akışı otomasyonundan kimler faydalanabilir?

Hangi sektörde olursanız olun iş akışı otomasyonundan faydalanabilirsiniz. İşiniz için uygulama veya yazılım kullanıyorsanız, iş akışı otomasyonu tam size göre.

Farklı iş rollerinin iş akışı otomasyonundan nasıl faydalanabileceğine dair birkaç örnek şöyledir:

Pazarlama operasyonları

Potansiyel müşteri toplamayı kolaylaştırma, ücretli kampanyaları yönetme, metrikleri raporlama, aboneleri segmentlere ayırma, çevrimdışı dönüşümleri izleme

Sosyal medya yöneticisi

Markadan bahsedilmesini takip etme, platformlar arasında içerik paylaşma, gönderileri kaydetme, gönderiler için içerik düzenleme

Satış

Potansiyel müşterileri takip etme, demoları ve danışmanlıkları planlama, satış hattını izleme, kişileri güncelleme ve yönetme

eTicaret

Siparişleri yerine getirme, satışları takip etme, müşterileri bir e-posta listesine ekleme, başarısız ücretlendirmeler için bildirimler gönderme, müşterileri yorum bırakmaya davet etme

‍

İş akışı otomasyon fikirleri

Pazarlama operasyonları

Pazarlama operasyonları çalışanları herhangi bir pazarlama kampanyasının perde arkasını yönetir: potansiyel müşteri yönetimi ve puanlama, veri toplama, izleme ve çok daha fazlası. Yönetilecek çok fazla unsur olduğu için pazarlamacıların otomasyon güç kullanıcıları olma eğiliminde olması şaşırtıcı değildir.

İş akışı otomasyonu, pazarlama operasyon ekiplerinin olumsuz bir etki yaratmadan önce veri hatalarını yakalayıp temizlemelerine olanak tanır; böylece en iyi yaptıkları şeye, yani sorun çözmeye odaklanabilirler.

Pazarlama operasyonları profesyonelleri iş akışı otomasyonunu nasıl kullanabilir:

• Potansiyel müşteri yönetimi: Potansiyel müşteri toplamayı kolaylaştırmak, potansiyel müşterileri sınıflandırmak ve ardından onları uygun yere yönlendirmek işin kritik bir parçasıdır. Otomasyon, potansiyel müşteri bilgilerinin temiz olmasını ve kampanyaları yürütmek için kullanılabilmesini sağlar.
• Aboneleri segmentlere ayırma: Segmentasyon, doğru mesajı doğru kitleye ilettiğinizden emin olmanızı sağlar. İş akışı otomasyonu, aboneleri geldikçe  segmentlere ayırabilir .
• Verileri temizleme: Veri hataları ve biçimlendirme sorunları ileride büyük baş ağrılarına neden olabilir. Otomasyon, hataları erken yakalamanıza ve hatta manuel müdahale olmadan verileri temizlemenize yardımcı olabilir .

Sosyal medya yöneticileri

Sosyal medya pazarlaması her işletme için kritik bir parçadır. Sosyal medya yöneticileri yalnızca bir markanın sesi değil, aynı zamanda müşterilerin işletmenizle nasıl hissettiğini ve etkileşim kurduğunu da takip ederler. Sosyal medya yöneticileri genellikle mesleklerinin gerekleri nedeniyle "her zaman açık" durumdadırlar.

İş akışı otomasyonu, sosyal medya yöneticilerinin trendleri takip etmelerini, müşteri duygularını izlemelerini ve kendilerini tüketmeden içerik oluşturmalarını sağlar.

Sosyal medya yöneticileri iş akışı otomasyonunu nasıl kullanabilir:

• Marka bahsetmelerini takip etme: Ne kadar kolay görünseler de, sosyal medya yöneticileri aynı anda her yerde olamazlar. İş akışı otomasyonu, çevrimiçi söylemi takip etmeye yardımcı olabilir.
• Platformlar arasında içerik paylaşımı: Farklı platformlar farklı stratejiler gerektirir, ancak bu ağlar arasında paylaşımın manuel olması gerektiği anlamına gelmez. İş akışı otomasyonu, yayınlama sürecini hızlandırabilir.
• Gönderiler için içerik düzenleme: Sosyal medya yöneticileri, içerikleri yeniden kullanma konusunda uzmandır. Otomatik iş akışları, içeriği hızlı bir şekilde oluşturmak için fikirleri tek bir yerde toplayabilir .
• Gönderileri kaydetme: Sosyal medya yöneticilerinin, paydaşlara çabalarının değerini kanıtlamak için gönderi performansı hakkında rapor vermesi gerekir . Geçmiş gönderileri denetlemek, takipçilerle yankı uyandıran içeriği belirlemek için de faydalıdır. Otomasyonla, sosyal medya yöneticileri elektronik tablolar oluşturmaya daha az zaman harcayabilir ve sonuçları analiz etmeye daha fazla zaman ayırabilir.

Satış

Satış, birçok hareketli parçaya sahip yüksek riskli, yüksek stresli bir meslektir. Bir potansiyel müşteri geldiğinde, onu ödeyen bir müşteriye dönüştürmek satışa kalır. Potansiyel müşterilerle iletişim kurmaya zaman harcamadıklarında, muhtemelen CRM (Müşteri İlişkileri Yönetimi) aracını kullanıyorlardır; bu da yönetilmesi gereken başka bir canavardır.

İş akışı otomasyonu, satış sürecinin sıkıcı kısımlarıyla ilgilenebilir ve böylece satış profesyonelleri yüz yüze etkileşimlere odaklanabilir.

Satış profesyonelleri iş akışı otomasyonunu nasıl kullanabilir:

• Potansiyel müşterilerle takip: Bir potansiyel müşteri ilgi gösterdiğinde ilk etkileşim çok önemlidir. Birden fazla potansiyel müşteriyle ilgilenilmesi gerektiğinde, otomasyon sizin için bunu yaparak kiminle iletişime geçmeniz gerektiğini takip etmeyi kaybetmemenizi sağlayabilir.
• Demo ve danışmanlık planlama: Bir müşteri veya potansiyel müşteriyle görüntülü görüşmek iş için çok önemli olsa da, toplantı zamanı konusunda pazarlık yapmak can sıkıcıdır. Planlama yazılımı ve otomasyonuyla satış elemanları dikkatlerini daha önemli konulara odaklayabilir.
• Satış hattını takip etme ve güncelleme: CRM'niz gerçek kaynağınızdır, bu nedenle anlaşmalardaki herhangi bir büyük değişikliğin yakalanması gerekir. İş akışı otomasyonu, belirli bir olay gerçekleştiğinde anlaşma durumlarını güncelleyebilir ve satış hattının güncel ve doğru olmasını sağlayabilir.  
• Kişileri güncelleme ve yönetme: Müşteri etkileşimlerinin günlük ayrıntılarını yakalamak hiç kimsenin eğlenceli fikri değildir, ancak satış profesyonellerinin yeni edindikleri müşterileri bir sonraki ekibe devrederken bu gereklidir. İş akışı otomasyonu, iş akışını kesintiye uğratmadan önemli ayrıntıları yakalayabilir.

eTicaret

Verimli süreçler, çevrimiçi mağazalar için daha da önemlidir çünkü müşteri bunların var olmadığını fark eder. Takip numarası mı eksik? Siparişlerinde güncelleme bulamıyor musunuz? Kötü süreçler kötü müşteri deneyimine yol açar ve bu da kötü yorumlara yol açabilir.

İş akışı otomasyonu, e-ticaret mağazalarının vitrin alışverişinden satın almaya, nakliyeye ve daha fazlasına kadar satın alma deneyimini yönetmesine yardımcı olur.

E-ticaret işletmeleri iş akışı otomasyonunu nasıl kullanabilir:

• Sipariş karşılama: Bu, doğru yapmak istediğiniz alandır, ancak insanlar bile paketleme, etiket oluşturma ve sipariş formları konusunda hata yapar. Süreci daha doğru bir şekilde hızlandırmak için  e-ticaret platformunuzu teslimat uygulamalarına ve nakliye araçlarına bağlamak için iş akışı otomasyonunu kullanabilirsiniz .
• Satışları takip etme: Satışları takip etmek yalnızca muhasebe ve stoklama amaçları için değildir. Kimin ne satın aldığını bilmek, yeni ürünler geliştirmenize ve pazarlamanızı buna göre hedeflemenize yardımcı olabilir. İş akışı otomasyonu, e-ticaret sitenizi CRM'nize, pazarlama kanallarınıza ve evet, muhasebe yazılımınıza bağlayabilir.  
• Müşterileri bir e-posta listesine ekleme: Müşterilerinizi ilk satın alımdan sonra e-posta listenize ekleyerek onları yanınızda tutun. Müşterilerin her zaman döngüde olduğundan emin olmak için e-ticaret platformunuzu e-posta pazarlama platformunuza bağlayabilirsiniz.
• Başarısız ücretlendirmeler için bildirimler: İş akışı otomasyonu ayrıca neyin işe yaramadığını da takip edebilir . E-ticaret ve ödeme işleme platformlarınızı diğer iletişim araçlarıyla bağlayarak  başarısız ödemeler veya iptal edilen siparişler için otomatik olarak bildirimler ayarlayabilirsiniz .
• Müşterileri yorum bırakmaya davet etme: Tüketicilerin satın alma işlemi yapmadan önce kendi araştırmalarını yapmaları her zamankinden daha kolay. Yorumlar, satışlarınızı yapabilecek veya bozabilecek sosyal kanıtlardır. İş akışı otomasyonu, geri bildirimi inceleme, toplama ve izleme sürecini basitleştirebilir.

Proje yöneticileri

Proje yöneticileri, iş açısından kritik projelerin raydan çıkmasını önler. Genellikle insanları ve görevleri idare eder ve projenin programa uygun ve bütçe dahilinde olduğundan emin olurlar.  

İş akışı otomasyonu, proje yöneticilerinin görevleri devretmesine, içgörüler elde etmesine ve ilerlemeyi takip etmesine yardımcı olur, böylece yürütmeye odaklanabilirler.

Proje yöneticileri iş akışı otomasyonunu nasıl kullanabilir:

• Rapor oluşturma: Proje yöneticileri bir projenin nasıl ilerlediğinden sorumludur. Proje yönetimi araçları zaten bir gerçek kaynağı olduğundan, iş akışı otomasyonu proje yöneticilerinin proje ilerlemesiyle ilgili raporlar oluşturmasına ve bunları paydaşlara göndermesine  yardımcı olabilir .
• Görev atama: Başarılı bir proje bir ekip çalışmasıdır, bu nedenle proje yöneticileri genellikle iletişim kurar ve görevleri proje grubuna devreder. Ancak görevler çeşitli kaynaklardan gelebilir. Otomasyon, proje yöneticilerinin yapılacak işleri kovalamak için daha az zaman harcamasına yardımcı olur.
• Son tarihler için hatırlatıcılar: Proje yöneticileri yalnızca süreçleri yönetmekle kalmaz, aynı zamanda insanları da yönetirler; sınırlı bir güçle. Proje yöneticileri hatırlatıcıları otomatikleştirebilir , böylece proje üyelerini sürekli kovalamak zorunda kalmazlar.
• Zaman takibi: Proje yöneticileri, bir projenin kapsamını yönetmek ve zamanında teslim etmekten sorumludur. Tahminlere güvenmek yerine, proje yöneticileri genellikle zaman çizelgelerini daha iyi anlamak için zaman takibine yönelir. Zamanı doğru bir şekilde takip etmek için bireylere güvenmek yerine, iş akışı otomasyonu insan hatalarını azaltarak günü kurtarabilir.

‍

‍